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告密者的政策

6月1日,2017

适用于TransAlt威廉希尔a公司和所有子公司

政策的所有者:董事会
创建日期策略:5/23/2017
最后审查日期:5/23/2017
日期的变化:5/24/2017我三十八分
内容解释和批准:总裁兼首席执行官

抱怨TRANSALTA的会计程序,内部会计控制,审计或财务报告问题

本举报政策适用于TransAlta公司及其子公司,威廉希尔包括TransAlta可再生能源公司。(统称为“公司“)的员工,军官,公司的董事和承包商负责遵守这一政策。

目的

公司致力于为公众和股东提供财务信息披露及时、满的,真正的和普通的。公司采用内部控制来防止或发现可能影响报告的不当会计活动。雇员应报告与这些活动有关的任何可疑不当行为。

审计和风险委员会电弧负责确保公司有适当的收据程序,保留,和治疗抱怨它的会计,内部会计控制,审计或财务报告问题。此外,机密的电弧必须提供,匿名提交的公司的员工,承包商,关于会计、股东和其他利益相关者的关注审计、违反道德或法律。

可比地,TransAlta可再生能源审计委员会(“审计委员会”,审计委员会和ARC的每一个,A委员会“)要求公司保持机密收据的程序保留和处理投诉的员工,军官,承包商或其他利益相关者对会计、内部会计和披露控制,审核或法律违反。因此,任何事件,有关会计的投诉或信息,内部会计控制,TransAlta可再生能源的审计或财务报告事项也将根据该政策向审计委员会主席报告。

程序

1.投诉

  1. 会计或财务报表不规范。的员工,军官,董事和承包商应报告任何违反或涉嫌违反会计规定的情况,内部会计控制,审计或财务报告法律或政策的注意:任何一个上司,人力资源部,法律部门,内部审计或直接电弧的椅子,或者对于TransAlta可再生能源,the Chair of the Audit Committee (as described below).  Unless such report is provided directly to the Chair of the ARC or,对于TransAlta可再生能源,审计委员会的主席,任何此类报告的接收者必须立即将该报告转发给总经理,法律和遵守或首席法律和遵守干事,以及内部审计。所有此类潜在或涉嫌违规行为的报告将迅速报告给ARC主席,在适用于TransAlta可再生能源的情况下,并致审计委员会主席,并将在下次排定的委员会会议上向全体董事会或委员会报告,作为批准财务报表所需的举报人认证程序的一部分。
  2. 潜在违反道德或法律。的员工,军官,董事和承包商也将报告任何违反或涉嫌违反道德或法律(不相关的会计或财务报表舞弊)中的任何一个的注意:他们的主管,人力资源部,法律部门,内部审计或直接电弧的椅子,或者对于TransAlta可再生能源,the Chair of the Audit Committee (as described below).  Unless such report is provided directly to the Chair of the ARC or,对于TransAlta可再生能源,审计委员会的主席,任何此类报告的接收者必须立即将该报告转发给总经理,法律和遵守或首席法律和遵守干事,以及内部审计。法律和合规或首席法律和合规官将审查和将提供材料因涉嫌违反道德或法律投诉弧的椅子,或在涉及TransAlta可再生能源的事件中,审计委员会的主席。
  3. 匿名提交。员工投诉也可以通过以下方式秘密或匿名提交:
    (我)道德热线,可以达到1(855)374 - 3801(加拿大/美国)和1-800-3999276(澳大利亚)(一个机密,匿名电话线,24小时语音信箱,或通过网络:transalta.ethicspoint.com
    (2)各办公室间的邮件(或普通邮件或交付,致TransAlta公司,威廉希尔通过这些申诉,可以向ARC主席提出申诉,如适用,在密封的信封上标明保密——注意:审计和风险委员会主席”哪个信封不打开,应转寄给该主席。有关TransAlta可再生能源的任何投诉应转寄给审计委员会主席。
  4. 非雇员提交。创业者可以通过邮件投诉(或交付)写给TransAlta公司,威廉希尔或者提请总经理注意,合法、合规或有标记的私密和严格保密——注意:TransAlta公司ARC主席。威廉希尔.如此标示的信封应不予打开地转交委员会主席。
  5. 没有报复。不采取报复或追求一个员工,导演,官,承包商或其他利益攸关方根据本政策在其投诉中提供诚信信息。”“诚信”信息意味着信息,据你所知,诚实、完整。故意提出虚假或恶意指控将被视为严重违反本政策,因为它属于一个员工,可能导致纪律处分,包括因故解雇。
  6. TransAlta值003:伦理帮助线程序。TransAlta值003:道德帮助行程序提供进一步的细节和程序对任何实际的报告和调查,可能的或疑似违反会计,内部会计控制,审计或财务报告法律或政策。以下可以访问TransAlta值003:伦理帮助线程序的链接。

2.投诉的处理

  1. 所有投诉都将保存在信心程度适当的政策和法律所允许。只会共享信息完全必要,相当程度调查和解决投诉。
  2. 虽然匿名投诉可以接受并且可以解决,保持匿名可能使公司很难进行调查。可以建议匿名投诉的个人保持匿名可能妨碍有效的调查。未经当事人直接同意,不得泄露投诉人的匿名。
  3. 评估,调查,和评估的抱怨可能是由一个道德调查委员会依照TransAlta政策132.09或或者在,委员会。如果委员会认为适当,委员会可聘请独立的外部顾问,由公司负担,检查或寻求解决任何投诉。这些顾问包括外部法律顾问或审计师(不是隶属于公司的审计师),为了进行调查和/或建议采取适当行动。在适当的范围内,公司高级管理团队成员将根据需要对相关问题进行评估。
  4. 投诉的调查和评估后,委员会主席应报告委员会推荐的纪律或补救措施,如果任何。该委员会可能建议行动它认为合适的,包括直至或包括因故解雇的纪律处分。建议将提交高级管理层的适当成员执行。